Разработка системы авторизации договоров

Внедрение системы авторизации договоров необходимо для оптимизации процедур внутреннего согласования вновь заключаемых договоров в крупных компаниях, в которых большое количество уровней принятия решений и разросшийся управленческий аппарат привели к бюрократизации согласования.

При этом такие компании, авторизующие сделки многими визами, могут, тем не менее, ощущать недостаточность контроля за расходованием средств своими подразделениями. Автоматизированная система авторизации договоров (АСА) позволит решить и эту проблему.

Внедрение системы позволяет сделать процедуру согласования максимальной гибкой и оптимальной, одновременно сокращая маршрут согласования и повышая уровень контроля над заключаемыми сделками.

Это приводит к минимизации финансовых рисков компании при сокращении времени согласования договоров.

 

В каких ситуациях нужен проект?

Ситуация 1

В компании разросшийся управленческий аппарат и, в результате, излишне бюрократизирован процесс согласования документов. Количество лиц, участвующих во внутреннем согласовании вновь заключаемых договоров, неоправданно велико. Компания вынуждена откладывать необходимые сделки в виду отсутствия заключенного договора. Руководство осознает необходимость упростить процедуру согласования договоров, исключив лишние визы.

Ситуация 2

Подразделения компании бесконтрольно инициируют и заключают расходные договоры на существенные суммы, превышая свои полномочия. Имеются прецеденты заключения договоров и, как следствие, проведения оплат контрагентам, оказавшимися неблагонадежными. Необходимо повысить уровень контроля над заключаемыми договорами и тем самым снизить риски перерасхода средств и совершения опасных сделок.

Ситуация 3

В компании не выявлены и не формализованы критерии включения/исключения виз в листы согласования к новым договорам. Инициаторы договоров и юридическая служба не понимают, чьи визы и для каких видов договоров обязательны, а от каких виз и в каких случаях можно отказаться для ускорения сроков внутреннего согласования. В итоге все договоры вне зависимости от их специфики имеют одинаковый избыточный перечень согласующих лиц.

Ситуация 4

В компании существуют регламенты договорной работы: для различных типов договоров описаны процедуры внутреннего согласования – рекомендованы уровни и перечень визирующих лиц. Однако процесс не автоматизирован: все решения принимаются людьми на основании регламентов и данных из разрозненных источников, что приводит к ошибкам. Нет информационной системы, позволяющей автоматически формировать маршруты визирования для различных типов договоров, вести базы данных по всем договорам, отслеживать их прохождение по маршрутам согласования.

 

Какие задачи решает проект?

  • Анализ действующей процедуры внутреннего согласования вновь заключаемых договоров, выявление резервов совершенствования и ускорения процесса.
  • Разработка процесса «как надо» — проектирование целевого процесса внутреннего согласования новых договоров, выявление критериев отбора виз в листы согласования в соответствии с параметрами договоров; разработка процедур контроля хода согласования и ведения базы данных договоров.
  • Построение иерархии центров финансовой ответственности (ЦФО) компании и назначение им лимитов финансовой ответственности (ЛФО) в разрезе конкретных статей затрат на период — порогов сумм сделок, которые отделы имеют право заключать без согласования с вышестоящими подразделениями компании.
  • Разработка форматов, взаимосвязей и правил ведения корпоративных справочников: инициаторы договоров; визирующие лица, договоры и все заключенные дополнительны соглашения к ним; контрагенты по типам; проведенные тендеры и вынесенные по ним решения.
  • Разработка матрицы ответственности и на основании ее — матрицы ролей – наборов действий по ведению справочников, инициации договоров, формированию листов визирования, доступных пользователям в системе.
  • Разработка алгоритма автоматизированного отбора виз в листы согласования на основании параметров договоров, введенных в систему инициатором договора по связанным справочникам и спискам, а также на основании остатка накопительного ЛФО, закрепленного за подразделением инициатора.
  • Написание Технического задания на реализацию Автоматизированной системы авторизации договоров (АСА).
  • Создание прототипа системы АСА, разработка программы и методики испытаний.
  • Проведение «пилотного» тестирования, доработка системы, написание пользовательской документации (инструкций для администратора и для каждой роли: инициатор договоров, администратор ЛФО, юрист, архивариус и пр.).
  • Передача системы АСА в промышленную эксплуатацию и введение в действие Регламента авторизации договоров, устанавливающего ответственность и сроки действий для лиц, участвующих в авторизации договоров и в поддержке системы.

 

Какие результаты будут достигнуты?

  • Внедренная система лимитов финансовой ответственности (устанавливающая для ЦФО строгую иерархию допустимых порогов сумм сделок по видам затрат), что позволяет организовать грамотное планирование затрат по подразделениям.
  • Внедренная Автоматизированная система авторизации договоров, автоматически принимающая решение по перечню виз в листе согласования, а также позволяющая вести корпоративные справочники, связанные с процедурой, и отслеживать ход согласования.
  • Достижение максимальной гибкости процедуры согласования в зависимости от специфики заключаемой сделки: с одной стороны — упрощение процедуры согласования (включение минимально необходимого перечня виз), с другой стороны — повышение уровня контроля над заключаемыми договорами и минимизация финансовых рисков.
  • Сокращение времени согласования договоров за счет автоматически подбираемого системой оптимального маршрута визирования.

Подробнее о проекте «Разработка автоматизированной системы авторизации договоров для группы компаний «Интегра»