Разработка системы электронного хранилища документов

IBM Business Partner

Постоянное увеличение объема накапливаемых в организации документов (приказов, писем, договоров, служебных записок, инструкций и т.д.) приводит к увеличению объема трудно решаемых задач: поиск документов, поддержание их в актуальном состоянии, обеспечение режима конфиденциальности и сохранности документов и т.д.

В результате возникает ситуация информационной недостаточности, управленческие решения принимаются не оперативно, а управленческие затраты на документооборот увеличиваются. Все это негативно сказывается на эффективности работы организации в целом.

Для решения такого рода проблем целесообразно внедрение системы электронного хранилища документов, которое подразумевает под собой единое информационное пространство, реализованное посредством современных информационных технологий, хранящее в электронном виде большое количество информации и имеющее высокий уровень безопасности.

Система электронного хранилища документов обеспечивает возможности упорядоченного структурированного хранения очень большого числа документов с различными возможностями поиска, редактирования и работы с ними, поддержки разных форматов данных, поддержки процессов обновления документов, а также возможность интеграции с существующей учетной системой предприятия.

Наше уникальное решение строится на основе сочетания продуктов IBM и собственных доработок, для чего был получен статус IBM Member Business Partner.


В каких ситуациях нужен проект?

Ситуация 1

В компании отсутствует единое хранилище документов, источники формирования документации разрозненны (например, у каждого филиала имеется свое территориально отделенное хранилище документов).

Ситуация 2

Имеется необходимость хранения большого количества документации. Бумажные документы занимают огромные площади, имеют определенные сроки и условия хранения, которые иногда сложно учесть. Затруднен быстрый доступ к необходимому документу. Возникают сложности при актуализации архивных данных из документов.

Ситуация 3

Компания несет большие затраты на приобретение, содержание и обеспечение защиты специализированного помещения для хранения бумажных носителей информации.
 

Какие задачи решает проект?

  • Повышение эффективности работы сотрудников, сокращение времени на поиск необходимой информации и упрощение самого процесса поиска.
  • Упорядочивание доступа и хранения необходимой актуальной или архивной документации.
  • Повышение уровня защищенности и безопасности хранения коммерческой информации.
  • Снижение издержек на хранение документации в бумажном виде (особенно если речь идет о большом количестве территориально удаленных хранилищ).

Какие результаты будут достигнуты?

  • Упорядочивание разрозненных источников документации на предприятии путем создания единого надежного долговременного хранилища документов.
  • Возможность длительного и надежного архивного хранения важной документации.
  • Повышение качества работы с документами и прочей необходимой для деятельности компании информацией.
  • Сокращение длительности поиска и упрощение доступа к необходимой документации.
  • Снижение трудоемкости обработки документов.

​Подробнее о проекте "Внедрение системы Электронного Хранилища Документов в дочерних предприятиях Газпром нефть"