Создание корпоративной системы базы знаний

Интранет-сети – это внутренние корпоративные сети компании, дающие возможность наладить эффективные коммуникации между отделами и филиалами предприятия, надежно контролируя доступ к внутренним данным.

Интранет- портал выглядит как обычный веб-сайт с новостями, почтовой службой, хранилищем документов, форумами, социальными сетями. Однако, доступ к нему имеет строго ограниченный круг лиц, при этом каждому сотруднику определяется индивидуальный уровень доступа в корпоративной сети Интранет. Корпоративная сеть Интранет может иметь связь с Интернетом или функционировать отдельно от глобальной паутины.

Все Интранет-решения создаются на базе специальных программ (корпоративных порталов) – систем управления, которые позволяют легко и просто управлять корпоративным Интранет-порталом.

Корпоративный Интранет-портал позволяет установить эффективное взаимодействие между сотрудниками и другими контрагентами компании: обмениваться контентом, осуществлять поиск людей, документов и данных, управлять информацией и анализировать ее.

Ключевой функцией и преимуществом корпоративного Интранет-портала является создание единого хранилища документов, позволяющего объединять удалённые офисы, с удобным классификатором, телефонным справочником, возможностью групповой работы, регламентированием публикаций и контролем версий.
 

Такое хранилище документов позволяет построить в компании единую систему электронного документооборота, с помощью которой становится просто:

  • создавать удобные условия для работы с документами, задавать правила их публикации;
  • организовывать доступ к документу не только из офиса, но и удаленно;
  • находить нужный документ по названию и содержанию через web-браузер;
  • разграничить доступ к тем или иным документам в соответствии с занимаемой должностью и функциональными обязанностями.

В дополнение к этому корпоративный Интранет-портал обеспечивает целый ряд возможностей и преимуществ:доступ к републикациям новостных лент СМИ, информации о погоде и курсах валют;

  • доступ к порталу посредством Web;
  • создание интерактивных разделов — корпоративного форума, доски объявлений; корпоративные сервисы (мониторинг проектов, календарь событий).

В каких ситуациях нужен проект?

Ситуация 1

Существующая традиционная система обмена информацией и документами между подразделениями организации не обеспечивает достаточной степени надежности и оперативности. Невозможность оперативно проинформировать и получить утверждение или отказ руководителя соответствующего уровня иерархии на выполнение определенного действия в рамках делового процесса.

Ситуация 2

Деятельность компании организована неэффективно, время на поиск нужной информации тратится непродуктивно. Работа ведется с устаревшими или ошибочными данными.

Ситуация 3

Сотрудники занимаются одной и той же работой. С уходом сотрудников утрачиваются компетенции компании. Отсутствует система сохранения и преемственности знаний.

Ситуация 4

Компания имеет территориально-распределенную структуру.

Какие задачи решает проект?

  • Формализация разрозненных и неявных знаний и компетенций сотрудников.
  • Оптимизация документооборота за счет интеграции средств поиска и управления документацией с привычными для пользователей приложениями Microsoft: Office и Internet Explorer.

Какие результаты будут достигнуты?

  • Создание единого информационного пространства, что позволяет специалистам с легкостью находить и использовать навыки нужных людей и рабочих групп, отыскивать готовые решения.
  • Постановка управленческого учета на предприятии на более высокий уровень.
  • Автоматизация бизнес-процессов обмена знаниями.
  • Повышение эффективности работы с клиентами за счет информационного обмена с клиентами и партнерами.
  • Экономия времени, затрачиваемого на поиск необходимой информации.
  • Повышение эффективности управления знаниями персонала.
  • Дистанционная работа с документами организации, дистанционное обучение персонала, аттестация кадров.
  • Контроль эффективности каждого работника, отслеживание выполнения заданий и поручений.
  • Экономия времени сотрудников, особенно составляющих так называемые Центры компетенций.
  • Повышение мотивации сотрудников и уровня их ответственности.
  • Повышение уровня корпоративной культуры, сплочение коллектива.
  • Налаживание коммуникаций между руководством и персоналом.