Разработка автоматизированной системы авторизации договоров для группы компаний «Интегра» (март 2008 г. – апрель 2008 г.)

Оптимизация бизнес-процесса внутреннего согласования вновь заключаемых договоров. Постановка задачи на реализацию автоматизированной системы авторизации договоров.

 

Сроки: март 2008 г. – апрель 2008 г.

Отрасль: нефтяная отрасль ТЭК: нефтесервисные и машиностроительные компании

Регионы: Москва

Количество предприятий: 1

Ситуация на начало проекта:

Излишняя бюрократизация процесса согласования договоров в крупной территориально распределенной компании вследствие множества уровней принятия решений и большого управленческого аппарата. Необходимость упрощения процедуры согласования договоров за счет исключения лишних виз. При этом необходимость ужесточения контроля над договорами, инициируемыми подразделениями (центрами финансовой ответственности), в целях минимизации финансовых рисков.

При имеющихся в компании регламентах внутреннего согласования и формализованных уровнях авторизации договоров, процесс не автоматизирован. Отсутствие информационной системы, позволяющей автоматически формировать маршруты визирования для различных типов договоров, вести базы данных по всем договорам.

Выполненные работы:

В рамках проекта в корпоративном центре группы компаний «Интегра» — в ЗАО «Интегра-Менеджмент», консультантами ООО «Реал БС» были проведены следующие работы:

  • обследована действующая процедура внутреннего согласования заключаемых договоров, выявлены резервы совершенствования и ускорения процесса;
  • спроектирован целевой процесс авторизации договоров, выявлены критерии отбора виз в листы согласования в соответствии с параметрами договоров;
  • разработана процедура ведения базы данных договоров;
  • формализована методика назначения центров финансовой ответственности (ЦФО) компании и лимитов финансовой ответственности (ЛФО) в разрезе статей затрат;
  • разработаны форматы и правила ведения корпоративных справочников: инициаторы договоров;
  • визирующие лица, договоры и дополнительны соглашения;
  • контрагенты по типам (внутригрупповые, благонадежные, проверенные службой безопасности, безальтернативные);
  • проведенные тендеры и решения по ним;
  • разработана матрица ответственности и на основании ее — матрица ролей как наборов действий, доступных пользователям в системе;
  • формализован алгоритм автоматического отбора виз в листы согласования на основании введенных в систему инициатором договора параметров сделки, а также на основании остатка ЛФО, закрепленного за подразделением (ЦФО) инициатора;
  • написано и согласовано Техническое задание на реализацию Автоматизированной системы авторизации договоров (АСА);
  • создан Регламент авторизации договоров, устанавливающий ответственность и сроки действий для лиц, участвующих в согласовании договоров и поддерживающих систему.

Результаты проекта:

В результате внедрения спроектированной системы процедура согласования договоров в компании стала гибкой и оптимальной, обеспечивая одновременно и сокращение маршрута согласования, и повышение уровня контроля над заключаемыми сделками.

Внедренная Автоматизированная система авторизации договоров, автоматически принимающая решение по перечню виз в листе согласования на основании заложенного алгоритма, привела к сокращению периода согласования за счет подбираемого системой оптимального маршрута визирования.

Удалость достичь минимизации финансовых рисков компании при сокращении времени согласования договоров.

Подробнее об услуге "Разработка системы авторизации договоров"