Внедрение системы Электронного Хранилища Документов в дочерних предприятиях Газпром нефть (август 2010 г.- сентябрь 2012 г.)

Сроки: август 2010 г.- сентябрь 2012 г.

Отрасль: нефтяная отрасль ТЭК

Регионы: Омск, Москва, Томск

Количество предприятий: 3

Ситуация на начало проекта:

В 2009 г. в составе компании Газпром нефть выделен Общий Центр Обслуживания (ОЦО). В результате коренным образом изменились отношения между бизнес-подразделениями и учетными службами: теперь централизованная бухгалтерия значительно удалена от места работы бизнеса.

Вновь организованный ОЦО столкнулся со следующими вызовами:

  • Необходимость обеспечить быструю передачу документов от обслуживаемых бизнес-подразделений в ОЦО на большие расстояния (проблема остро актуальна, т.к. в Газпром нефть закрывает свою отчетность в быстрые сроки – на 6-й календарный день месяца, следующего за отчетным (см. описание проекта «Внедрение процедур быстрого закрытия финансовой и управленческой отчетности в компании ОАО «Газпром нефть»).
  • Точно фиксировать факт и дату предоставления первичного документа – в целях защиты интересов обеих сторон – и ДЗО и ОЦО — при исполнении обязательств по договору обслуживания;
  • Обеспечить переход ОЦО на использование электронных версий документов вместо бумажных.

Задачей проекта становится внедрение Электронного архива документов для автоматизации процессов сканирования, распознавания, верификации, экспорта, хранения и поиска электронных скан-образов первичных документов, а также обеспечение прямого обращения к документам-основаниям из записей в учетных системах предприятий.

Выполненные работы:

В организационный периметр проекта вошли предприятия Газпром нефть: ОАО «Газпромнефть – Омск», ОАО «Газпромнефть – МНПЗ», ООО «Газпромнефть-Восток».

В рамках проекта консультантами Real BS на предприятиях Газпром нефть были произведены следующие работы:

  • разработаны детальные требования к функциональности системы и маршруты обработки документов;
  • спроектировано и реализовано решение согласно утвержденным требованиям к функционалу системы;
  • произведена установка и конфигурирование системы ЭХД;
  • произведена настройка функций для интеграции с учетными системами (в результате стал возможен мгновенный доступ к документу-основанию из любой записи о хозяйственной операции в учетной системе);
  • проведена демонстрация соответствия программно-аппаратной платформы требованиям, предъявляемым к системе Заказчиком;
  • проведено обучение пользователей, а также демонстрация работы в ЭХД на основании маршрутов обработки по ролями пользователей;
  • успешно пройдена опытно промышленная эксплуатация системы в течение 2-х месяцев.  В рамках опытно промышленной эксплуатации отлажены функции и интерфейсы системы по всем запросам пользователей. 

Результаты проекта:

В результате 3 предприятия Газпром нефть получили полноценную систему класса «электронный архив».

Преимуществами данной системы являются:

  • Уменьшение временных потерь на передачу документов;
  • Точное фиксирование факта и даты предоставления первичного документа
  • Удобный поиск и просмотр необходимых документов в том числе прямо из интерфейса учетной системы;
  • Быстрая отработка запросов налоговых органов благодаря функциям поиска, отбора документов и формирования реестров на печать;
  • Упразднение большей части бумажного документооборота.
  • Возможность вынесения хранилища оригинальных бумажных документов за рамки помещений, в которых работает учетный персонал.

Важнейшим достижением проекта является то, что внедренное решение не замедлило процессы учета, а способствовало выдерживанию сроков «быстрого закрытия» отчетности, принятых в компании.