C чего начать оптимизацию бизнес-процессов

В настоящее время мировая экономика находится на предкризисной стадии: замедление темпов развития Китая и азиатских рынков совместно с перепроизводством нефтепродуктов негативно сказалось на общей картине. Вкупе с другими факторами это вызывает "проседание" на биржах, что не самым лучшим образом сказывается на деятельности различных компаний. Мы не будем вдаваться в подробности анализа ситуации на текущий день, скажем лишь, что проблем у российских (и не только) компаний более чем достаточно, особенно на фоне снижения спроса и роста конкуренции. Сегодня можно с уверенностью сказать, что в абсолютном большинстве ниш время интенсивного развития прошло, одним только увеличением рекламных бюджетов и количества менеджеров в отделах продаж ситуацию уже не исправишь, нужны более серьезные меры, связанные с "взрослой" жизнью в условия высоко конкурентного рынка.

Давайте разберемся, с чего начать оптимизацию внутренних бизнес-процессов компании, ведь именно этот путь придется проходить тем, кто не готов уступить свое место на рынке и просто-напросто закрыться. Уходить сегодня мало кто хочет, поэтому многие переходят к другой стадии — оптимизации расходов, причем начинают с самой очевидной и далеко не оптимальной мысли: сокращение сотрудников. Конечно, на первом этапе это может дать какой-то результат, ведь затраты на оплату труда и налоги снизятся. Вот только возникает вопрос: кто будет выполнять обязанности сокращенных сотрудников? Именно поэтому при грамотном анализе бизнес-процессов и поиске тех, которые действительно можно эффективно оптимизировать, прилично сократив операционные затраты без потерь для эффективности работы компании, а то и наоборот, повысив ее. Один из наиболее простых вариантов — уход в Сеть, перевод офиса, технологий поиска и привлечения клиентов в Интернет. Вот только доступен такой способ далеко не всем, причем не только в сфере производства, но даже в сфере услуг. Что же делать всем остальным?

Первый шаг, на который действительно нужно решиться, — вывод топ-менеджмента компании из "зоны комфорта". Как только уровень дохода будет напрямую зависеть от эффективности работы компании в кризис, так и будут инициированы мероприятия по повышению операционной эффективности. Имеет смысл организовать рабочую группу (комитет) по оптимизации и трансформации во главе с генеральным директором или так называемый процессный офис, сотрудники которого и будут непосредственными исполнителями принятых решений по оптимизации бизнес-процессов. Сначала их необходимо выделить и назначить ответственных за процесс оптимизации расходов (например, заместителей генерального директора). Затем данные бизнес-процессы необходимо не просто описать, а рассмотреть их как "изнутри", так и "снаружи", т.е. не только искать проблемы эффективности внутри самой компании, но и исследовать конъюнктуру рынка, интересы клиентов и действия конкурентов, чтобы понимать, в какую сторону нужно двигаться для повышения эффективности компании. Вполне возможно. что Вы найдете не только новые рынки, но и новые ниши, на которые раньше просто не обращали внимания, считая, что и так все хорошо.

Конечно, описание бизнес-процесса — это наиболее важный шаг на первой стадии оптимизации, однако задерживаться на нем надолго не стоит. Определите критерии оценки, текущее состояние и ожидаемое, после чего идите дальше, анализируйте предпочтения потребителей и устраивайте "мозговой штурм", собирайте предложения по оптимизации, не откидывая сразу даже самые бредовые. Можете смело разделить предложения даже не по "бредовости", а по срокам получения положительного отклика от их внедрения: быстрый (1-3 месяца, минимум изменений в деятельности компании), средний (3-6 месяцев, серьезные изменения) и долгий (более 6 месяцев, кардинальные изменения деятельности). И только после этого оценивайте все собранные от исполнителей предложения по экономической эффективности, выбирая лучшее. Если из тысячи предложений Вы сможете выбрать десяток действительно полезных, то это может не только вернуть Вашу компанию в "строй", но и занять в нем лидирующие позиции.

Помните, что "дорогу осилит идущий", поэтому, если Вы не будете делать ничего, то операционная эффективность компании будет неуклонно снижаться. А вот если Вы перестанете разговаривать и начнете активно действовать, то результаты не заставят себя ждать слишком долго. Оптимизируйте внутренние бизнес-процессы компании, чтобы она оставалась в "хорошей форме". У Вас все обязательно получится!