Разработка руководства по использованию учетной системы и обучение пользователей

Внедрение учетной системы на различных предприятиях холдинга часто сопровождается необходимостью доработки учетной системы под особенности деятельности предприятий, работающих в различных сферах: производство, сбыт и т.д. Чем больше учетная система учитывает особенности конкретного предприятия, тем больше программный продукт отличается от типового.

В этом случае типовая пользовательская документация – инструкции, руководства — становятся не применимой без существенной доработки. При этом нельзя забывать, что эти документы предназначены для широкого круга сотрудников и должны быть написаны простым и понятным языком.

В зависимости от направления использования, руководство содержит разную информацию. Так, руководство администратора по использованию учетной системы значительно отличается от руководства пользователя этой же системы. Если руководство администратора содержит технические требования к эксплуатации системы (развертывание баз, техника безопасности, ограничение доступа и т.д.), то содержание руководства пользователя направлено на обеспечение корректного отражения хозяйственных операций в учетной системе.

Успешное внедрение нетиповых учетных систем невозможно без проведения обучения пользователей, которое представляет собой целый комплекс действий, направленных на обеспечение более комфортного перехода сотрудников на новую систему. Прежде всего, это тестирование сотрудников, составление индивидуальных планов обучения по каждому участку учета, с учетом фактических навыков сотрудников и особенностей внедряемой системы.

В каких ситуациях нужен проект?

Ситуация 1

Внедрение учетной системы, доработанной под особенности предприятий компании.

Ситуация 2

Отсутствие знаний и опыта работы в новой учетной системе у сотрудников, проблемы с администрированием базы данных.

Какие задачи решает проект?

  • Текстовое описание особенностей учетной системы, наполнения нормативно-справочной информации (справочников, классификаторов и т.д.).
  • Подготовка пользовательской документации с подробным описанием действий при отражении хозяйственных операций.
  • Разработка руководства администратора, содержащего технические требования к развертыванию учетной системы и поддержанию данных в актуальном состоянии (включая требования к технике безопасности).
  • Разработка планов обучения сотрудников в разрезе участков учета, проведение обучения сотрудников, тестирование знаний.

Какие результаты будут достигнуты?

  • Сокращение числа ошибок при отражении хозяйственных операций в учетной системе.
  • Повышение производительности труда и качества бухгалтерской информации.
  • Глубокое знание возможностей учетной системы, формирование отчетности в различных аналитических разрезах.
  • Повышение качества администрирования учетной системы: поддержание базы данных в актуальном состоянии, архивирование, обновление.

Подробнее о проекте «Разработка руководства пользователя и администратора Единой учетной системы (ЕУС) для компании ЗАО «Интегра Менеджмент»

Подробнее о проекте «Обучение пользователей в группе компаний «Интегра»